Management Assistent
WPG Amsterdam
Wat is vereist?
- MBO werk- en denkniveau
- Ruime werkervaring in een soortgelijke functie
- Ervaring met het MS Office-pakket
- Organisatorisch en communicatief sterk
- Goede beheersing Nederlandse taal
- Discreet, ondernemend, accuraat en initiatiefrijk
Wat krijg je?
- €2.903 - €3.877 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring)
- Winstuitkering
- 36-urige werkweek
- 194,4 vakantie-uren bij een fulltime dienstverband
- Ontwikkelmogelijkheden met de Future Academy
- Vrij inzetbaar persoonlijk keuzebudget van 12%
- Laptop, telefoon, NS Business Card, thuiswerkvergoeding, pensioenopbouw en collectieve ziektekostenverzekering
Wat doe je?
- 30% Vergaderingen inplannen en organiseren
- 25% Evenementen organiseren
- 15% Intern overleg
- 10% Overige werkzaamheden
- 20% Administratie
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Stel direct een vraag
Arianne Priest
HR Business Partner
Vacature
Als Management Assistent bij WPG ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen en ontzorgen van de Algemeen Directeur, HR Directeur en Financieel Directeur in de breedste zin van het woord. Je plant en organiseert vergaderingen met collega’s, Raad van Commissarissen en diverse externe partijen. Je beheert de agenda’s van de drie Directeuren en regelt zaken zoals verslaglegging en archivering.
Je hebt de hele dag door contact met allerlei partijen, zowel intern als extern. Daarom is het belangrijk dat je makkelijk benaderbaar bent en je de juiste personen binnen WPG weet te vinden. Collega's lopen vaak bij je binnen als ze vragen hebben of iets willen bespreken; ditzelfde geldt voor externen die bellen of mailen. Daarnaast organiseer je regelmatig evenementen, wat een uitdagend aspect van je baan kan zijn. Ook hiervoor werk je intensief samen met externen, die je op de juiste manier weet de verbinden aan WPG.
Wanneer je ziet dat bepaalde zaken onduidelijk zijn of niet soepel verlopen, signaleer je dit en kijkt hoe je dit - eventueel in overleg - beter kan. Je gaat oplossingsgericht en praktisch te werk: je kunt veel impact maken, aangezien er genoeg ruimte is voor verandering.
Je hebt vanzelfsprekend veel contact met de Algemeen Directeur, HR Directeur en Financieel Directeur. Ook werk je nauw samen met de Management Assistentes van de andere Directeuren.
Als je het leuk vindt om veel zaken te regelen en te organiseren, en hierbij contact te hebben met veel collega’s, en je het uitdagend vindt dat hier hectiek en bewogenheid bij hoort, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke dag loop je een rondje door het gebouw om wat zaken af te stemmen met collega's. 's Middags ga je op zoek naar een leuke locatie voor een bijeenkomst en zorg je dat alles hieromheen geregeld is.
Op een mindere werkdag moet je een vergadering inplannen met allerlei externen, wat uitdagend kan zijn vanwege verschillende agenda's. Ook moet je collega's reminders sturen over acties die zij nog niet hebben opgepakt.
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
- 18:00
-
- Lunch
- Mails lezen en beantwoorden
- Verbeterplan opstellen
- Vergaderingen inplannen
- Mails lezen en beantwoorden
- Notulen uitwerken
- Vragen van collega's beantwoorden
-
- Lunch
- Directeurenoverleg
- Overleg met Financieel Directeur
- Mails lezen en beantwoorden
- Actiepunten uitzetten
- Bijeenkomst organiseren
-
- Lunch
- Mails lezen en beantwoorden
- Overleg met Algemeen Directeur
- Administratie bijwerken
- Personeelsuitje organiseren
- Vragen van collega's beantwoorden
-
- Lunch
- Mails lezen en beantwoorden
- Overleg met HR Directeur
- Vergaderingen organiseren
- Administratie bijwerken
- Overleg met Management Assistenten
- Verbeterplan opstellen
-
- Lunch
- Mails lezen en beantwoorden
- Bedrijfsborrel organiseren
- Administratie bijwerken
- Vergaderingen inplannen
- Planning volgende week maken
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Bij WPG werk je in een inspirerende werkomgeving en positieve cultuur. We bieden ruimte voor een ondernemende en nieuwsgierige mentaliteit en investeren in je persoonlijke en professionele ontwikkeling met (online) opleidingen, trainingen en coaching. Doordat we groot genoeg zijn kunnen we je blijven uitdagen en laten groeien binnen de organisatie. Klein genoeg zodat jij en je talent gezien worden.
Werken bij WPG
WPG is een onafhankelijke groep mediamerken met de gezamenlijke missie om jouw wereld te verrijken door de verhalen die we vertellen. Wij zijn een wendbaar en energiek huis vol ideeën, kennis en creatief talent. WPG bestaat uit prachtige uitgeverijen met allemaal een eigen identiteit, te weten Xander, De Bezige Bij, A.W. Bruna en WPG Kindermedia.
Als werkgever hanteert WPG een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. WPG gaat zorgvuldig om met de persoonlijke gegevens van medewerkers en sollicitanten. Klik hier voor ons Privacy Statement. Interne kandidaten hebben bij het solliciteren altijd voorrang. Een referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
- Amsterdam en Haarlem
- Actief in Nederland
- 71% / 29%
- 140 werknemers in Nederland
- Gem. leeftijd 44 jaar
- Hybride werken, verdeling in overleg met leidinggevende en team