Management Assistent

Tijdelijk gesloten

Management Assistent

WPG Amsterdam

Wat is vereist?

  • MBO werk- en denkniveau
  • Ruime werkervaring in een soortgelijke functie
  • Ervaring met het MS Office-pakket
  • Organisatorisch en communicatief sterk
  • Goede beheersing Nederlandse taal
  • Discreet, ondernemend, accuraat en initiatiefrijk

Wat krijg je?

  • €2.903 - €3.877 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring)
  • Winstuitkering
  • 36-urige werkweek
  • 194,4 vakantie-uren bij een fulltime dienstverband
  • Ontwikkelmogelijkheden met de Future Academy
  • Vrij inzetbaar persoonlijk keuzebudget van 12%
  • Laptop, telefoon, NS Business Card, thuiswerkvergoeding, pensioenopbouw en collectieve ziektekostenverzekering

Wat doe je?

  • 30% Vergaderingen inplannen en organiseren
  • 25% Evenementen organiseren
  • 15% Intern overleg
  • 10% Overige werkzaamheden
  • 20% Administratie

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

Als Management Assistent bij WPG ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen en ontzorgen van de Algemeen Directeur, HR Directeur en Financieel Directeur in de breedste zin van het woord. Je plant en organiseert vergaderingen met collega’s, Raad van Commissarissen en diverse externe partijen. Je beheert de agenda’s van de drie Directeuren en regelt zaken zoals verslaglegging en archivering.

Je hebt de hele dag door contact met allerlei partijen, zowel intern als extern. Daarom is het belangrijk dat je makkelijk benaderbaar bent en je de juiste personen binnen WPG weet te vinden. Collega's lopen vaak bij je binnen als ze vragen hebben of iets willen bespreken; ditzelfde geldt voor externen die bellen of mailen. Daarnaast organiseer je regelmatig evenementen, wat een uitdagend aspect van je baan kan zijn. Ook hiervoor werk je intensief samen met externen, die je op de juiste manier weet de verbinden aan WPG.

Wanneer je ziet dat bepaalde zaken onduidelijk zijn of niet soepel verlopen, signaleer je dit en kijkt hoe je dit - eventueel in overleg - beter kan. Je gaat oplossingsgericht en praktisch te werk: je kunt veel impact maken, aangezien er genoeg ruimte is voor verandering.

Je hebt vanzelfsprekend veel contact met de Algemeen Directeur, HR Directeur en Financieel Directeur. Ook werk je nauw samen met de Management Assistentes van de andere Directeuren.

Als je het leuk vindt om veel zaken te regelen en te organiseren, en hierbij contact te hebben met veel collega’s, en je het uitdagend vindt dat hier hectiek en bewogenheid bij hoort, dan is dit een baan voor jou.

Agenda

Management Assistent

Op een leuke dag loop je een rondje door het gebouw om wat zaken af te stemmen met collega's. 's Middags ga je op zoek naar een leuke locatie voor een bijeenkomst en zorg je dat alles hieromheen geregeld is.

Op een mindere werkdag moet je een vergadering inplannen met allerlei externen, wat uitdagend kan zijn vanwege verschillende agenda's. Ook moet je collega's reminders sturen over acties die zij nog niet hebben opgepakt.

  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Lunch
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Verbeterplan opstellen
    • Vergaderingen inplannen
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Notulen uitwerken
    • Vragen van collega's beantwoorden
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Overleg met Algemeen Directeur
    • Administratie bijwerken
    • Personeelsuitje organiseren
    • Vragen van collega's beantwoorden
    • Lunch
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Vergaderingen organiseren
    • Administratie bijwerken
    • Overleg met Management Assistenten
    • Verbeterplan opstellen

Voorbeeld uit de praktijk

Een van de directeuren komt met het idee om een evenement voor collega's te organiseren. Hoe pak je dit aan?

Jij pakt dit meteen op, gaat op onderzoek uit en zet enkele ideeën op een rijtje. Je dient hierbij rekening te houden met allerlei factoren: van het beschikbare budget tot het restaurant waar jullie gaan eten. Je stemt dit af met de desbetreffende Directeur, maar hebt wel zelf de touwtjes in handen. Je neemt contact op met partijen zoals een restaurant en locatiehouder en zet alles in gang. Je zorgt ervoor dat alle zaken eromheen ook geregeld worden, waarna je collega's op de hoogte kunt stellen van het evenement.

Groeipad

Bij WPG werk je in een inspirerende werkomgeving en positieve cultuur. We bieden ruimte voor een ondernemende en nieuwsgierige mentaliteit en investeren in je persoonlijke en professionele ontwikkeling met (online) opleidingen, trainingen en coaching. Doordat we groot genoeg zijn kunnen we je blijven uitdagen en laten groeien binnen de organisatie. Klein genoeg zodat jij en je talent gezien worden.

Management Assistent

Werken bij WPG

WPG is een onafhankelijke groep mediamerken met de gezamenlijke missie om bij te dragen aan een goed geïnformeerde en vooruitstrevende maatschappij. Een wendbaar en energiek huis vol ideeën, kennis en creatief talent dat de vertellers en verhalen van De Bezige Bij en A.W. Bruna, de lesmethodes en educatieve producten van Uitgeverij Zwijsen, de opinie-en mindstylemerken van WPG Media en de kinderboeken en karakters van WPG Kindermedia omvat.

Als werkgever hanteert WPG een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. WPG gaat zorgvuldig om met de persoonlijke gegevens van medewerkers en sollicitanten. Klik hier voor ons Privacy Statement. Interne kandidaten hebben bij het solliciteren altijd voorrang.

  • Amsterdam en Tilburg
  • Actief in Nederland en België
  • 75% / 25%
  • 320 werknemers in Nederland
  • 345 werknemers wereldwijd
  • Gem. leeftijd 44 jaar
  • Hybride werken, verdeling in overleg met leidinggevende en team

Collega's

Simon Reinders - Publiciteit op de publiciteitsafdeling bij Uitgeverij Thomas Rap

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Omdat een uitgeverij als De Bezige Bij/Thomas Rap binnen dit boekenwereldje toch wel een beetje een heilige Graal is. Met een prachtige geschiedenis, interessante schrijvers, mooie boeken, nieuwsgierig naar de toekomst. Het is een mooie balans: inhoudelijk werk met verhalen die er toe doen, en praktisch werk met leuke mensen.

Wat was je vorige baan?
Publiciteitsmedewerker - Artifex.

Wat doe je in je vrije tijd?
Lezen.

Marjolein Schurink - Uitgever bij Uitgeverij Cargo

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik werk inmiddels al bijna twintig jaar bij een uitgeverij, hiervoor als acquirerend redacteur, nu als uitgever. Het is een baan die nooit verveelt, je bent altijd in contact met auteurs, vakgenoten en natuurlijk een heel leuke groep collega's.

Wat was je vorige baan?
Uitgever Culinair Kosmos Uitgevers.

Wat doe je in je vrije tijd?
Wandelen met de hond, padellen, moestuinieren, lekker eten en in de zon op een terras.

Annette Sluiter - Fondsredacteur B2B/B2C - Uitgeverij Zwijsen

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben ooit bij het mooiste bedrijf van Nederland begonnen n.a.v. een vacature in het Brabants Dagblad (lang geleden toen we nog adverteerden in kranten 😊). Zwijsen zocht destijds een redacteur voor het NOS Jeugdjournaal Magazine. Tot op de dag van vandaag ben ik dankbaar dat ik toen werd aangenomen. Ik kreeg een fantastische baan in een sympathiek bedrijf met warme collega’s. Inmiddels zijn we veel verschillende tijdschriften en spellen verder, maar nog steeds krijg ik een dikke glimlach op mijn gezicht als ik iemand vertel dat ik bij Zwijsen werk.

Wat was je vorige baan?
Redacteur / verslaggever bij Omroep Brabant, RTL Nieuws en RTL Z.

Wat doe je in je vrije tijd?
Wandelen, hardlopen, tennissen, fietsen, films, series en docu’s kijken, lezen, spelletjes spelen, uiteten gaan, concerten, musea en festivals bezoeken, reizen, tijd met vrienden en familie doorbrengen, de zon aanbidden. Eigenlijk gewoon alles wat het leven mooi maakt!

Erik van Dorp

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Er is zoveel gedrevenheid en creativiteit binnen WPG, met enthousiaste en goede professionals en mooie inspirerende merken. Voor mij was het een mooie kans om een nieuw (CRM) team op te zetten om WPG te helpen om nog meer klant-en datagedreven te gaan werken. Daarnaast hoop ik nog veel te kunnen leren en mezelf intellectueel uit te kunnen dagen, vooral omdat CRM alle merken en bedrijfsonderdelen raakt. Die nieuwe rol in combinatie met veel kunnen leren maakte het voor mij heel interessant om de overstap te maken.

Wat was je vorige baan?
Oprichter en mede-Eigenaar van een softwarebedrijf dat marketeers helpt om de resultaten van online advertentiecampagnes en ecommerce activiteiten makkelijk en automatisch in een dashboard of datawarehouse te krijgen.

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik ben graag buiten en sport graag. Bootcamp op zondagochtend, twee keer per week boulderen en een of twee keer per week hardlopen. Daarnaast ben ik in zowel zomer als winter graag in de Alpen (skiën, toerskiën, wandelen).

Barbara van der Veen - Brand Manager bij Psychologie Magazine, Coachfinder en Mind.You

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Mijn grootste drijfveer om voor WPG te gaan werken is dat ik het leven van mensen beter kan maken. Het werk is maatschappelijk relevant, ik hou van de ondernemende cultuur en heb hele leuke collega's.

Wat was je vorige baan?
Marketing Manager bij o.a. Historisch Nieuwsblad en Zeilen.

Wat doe je in je vrije tijd?
Zelf brood bakken en sportief bezig zijn.

Janneke Hartog - Business Owner bij het platform Coachfinder

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik wilde als kind al dolgraag bij een uitgeverij werken om zo mooie dingen te maken. Toen ik een vacature bij WPG zag, wist ik niet hoe snel ik moest solliciteren. Dit was precies de plek die ik zocht: kwalitatieve merken met inhoud en hele fijne collega's!

Wat was je vorige baan?
Fondsenwerver bij KWF Kankerbestrijding.

Wat doe je in je vrije tijd?
Yoga, hardlopen, lezen, lekker eten & drinken en tijd met mijn gezin en vrienden doorbrengen.

Merel Rijs - A.W. Bruna Uitgevers als medewerker Sales support

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Om een bijdrage te mogen leveren aan het delen en verspreiden van geweldige verhalen in een heel gezellig en bevlogen team.

Wat heb je gestudeerd?
European Studies.

Wat doe je in je vrije tijd?
Nieuwe plekken ontdekken, koken, yoga en musea bezoeken.

Mads Bruijnesteijn - Marketeer bij A.W. Bruna Uitgevers

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik lees al van kinds af aan, en volgde zodoende de uitgeverijen op Sociale Media. Toen ik daar een vacature bij A.W. Bruna voorbij zag komen, heb ik niet getwijfeld en direct gesolliciteerd. Werken op de marketingafdeling van een uitgeverij, en dus elke dag met boeken bezig zijn, is een droombaan.

Wat was je vorige baan?
Na mijn studie Sportmarketing heb ik gewerkt bij Social Blue, een leadgeneratiebedrijf, dat gespecialiseerd is in adverteren op Facebook. Als projectmanager heb ik daar voor diverse grote bedrijven leads geworven d.m.v. het opzetten van Facebookcampagnes. Iets wat nu nog altijd onderdeel is van mijn werkzaamheden.

Wat doe je in je vrije tijd?
Naast dat ik veel lees, ben ik ook een fanatiek sporter. Voetbal, tennis, fitness en skiën zijn de activiteiten die ik graag doe.

Sollicitatieproces

Eerste gesprek met twee directeuren
± 5 dagen
Tweede gesprek met directeur en HR
± 5 dagen
Arbeidsvoorwaardengesprek

Interessante baan?